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La Lettre des Achats - Juillet-Août 2011 N°196
Juillet-Août 2011

Management

Dossier

Relation fournisseurs : une priorité à formaliser

Médiateurs internes : des premiers pas un peu hésitants

Service des achats de l’État

Les articles

Une relation appréciée mais pas mesurée

Pilotage : le choc du court et du long terme

Des acheteurs accaparés par L’opérationnel

Méthodologie
Un panel de 451 pros des achats

Médiateurs internes
Des premiers pas un peu hésitants

Interviews

Service des achats de l’État
« Il faut avant toute chose rencontrer les fournisseurs »

Témoignages

Thierry Perrin - Contrôleur général des armées, médiateur et chef de la mission ministérielle PME
« Des interlocuteurs pertinents et disponibles »

Publié le 28/06/2011 - Par François-Charles Rebeix

Service des achats de l’État

« Il faut avant toute chose rencontrer les fournisseurs »

Jacques Barrailler a rendu visibles les efforts de l’État pour réduire le montant de ses achats, son objectif sur trois ans (2009-2012). Transfuge du privé, où il a accompli l’essentiel de sa carrière, il semble s’être parfaitement coulé dans le moule du public. Premier bilan.
Deux ans après votre nomination, comment doit-on considérer votre fonction : technique ou politique ? Quels sont vos résultats ?

Ma fonction est avant tout tech­nique. Ce que nous accomplissons ici correspond en tout point au décret qui a institué à l’époque le SAE, le Service des achats de l’État. Notre mission n’a pas varié : il faut faire passer l’ensemble des achats de l’État d’une culture juridique pour l’essentiel à une autre, plus fondée sur des objectifs économiques. Pour autant, nous devons aussi veiller à favoriser l’accès des PME à la commande publique ou encore développer les critères RSE (responsabilité sociale et en­vi­ronnementale) dans nos appels d’offres. C’est un changement en profondeur qui s’appuie sur le déploiement d’une véritable organisation. Nos achats représentent 17 milliards d’euros. Nous sommes dans une dynamique de gains de 3 % par an. Nous tenons notre objectif de 10 % en trois ans.

Justement, aujourd’hui, comment a évolué cette organisation ?

Nous sommes en ligne avec ce que nous avions annoncé. Aujourd’hui, le SAE emploie directement 60 per­sonnes. Nous fonctionnons comme un vrai service interministériel. Nous nous appuyons sur des RMA [responsables ministériels achats, ndlr] dans 14 ministères, ainsi que sur des chefs de missions achats dans chacune des 22 régions de France (hors territoires et départements d’outre-mer) qui dépendent directement des préfets de région.
Rappelons que notre mission porte sur les achats des ministères, administrations centrales et services déconcentrés, soit 30 000 sites. Nous sommes en train de lancer un programme de professionnalisation des achats pour les 70 opérateurs publics (CEA, Pôle Emploi, etc.) qui représentent 10 milliards d’euros d’achats.
Comme vous le savez, nous avons segmenté nos domaines d’intervention, qu’il s’agisse de l’immobilier, mais aussi de l’informatique, du parc automobile et, depuis peu, des achats de prestations intellectuelles. Derniers volets de l’achat public qui n’entrent pas dans notre domaine d’intervention : les hôpitaux, environ 1 000 établissements, via les agences régionales de santé, soit là encore 20 milliards d’euros d’achats ; et les collectivités locales, pour environ 20 milliards d’euros supplémentaires.

La plupart des opérateurs que vous évoquez disposent d’organisations achats. S’agissant de vos correspondants, notamment dans les régions, quel profil ont-ils ? Avec quel niveau d’expertise ?

Ils proviennent de différents services de l’État. Les profils et les parcours sont divers. Ce qui peut les attirer et même les passionner, c’est, d’une part, la dimension intermi­nistérielle de leurs missions ; d’autre part, les enjeux qui y sont attachés. Il y a les objectifs d’économies à réaliser, mais aussi ce changement de dimension. Nous nous inscrivons dans le cadre de la RGPP (révision générale des politiques publiques). Il s’agit désormais de travailler sur le juste besoin, de raisonner en termes de coûts complets, d’agir sur une base de fournisseurs à la fois très variée et très étendue. Nous introduisons des process, des cadres d’échanges très formels. En deux ans, cela a déjà concerné près de 1 000 personnes.
Dans le détail, c’est une feuille de route commune, avec des décli­naisons en régions, des objectifs chiffrés, mais avec un suivi précis de l’avancement de toute mission et des gains obtenus. Nous avons mis en place une diffusion des meilleures pratiques à l’intérieur du réseau constitué entre le SAE, les RMA et les MRA [missions régionales achats, ndlr] dans chaque région. C’est un travail collaboratif, en mode projet avec un outil dédié (Calypso), mais aussi du retour d’expérience là encore avec un autre outil dédié (Mioga, un portail extranet qui favorise le partage de données). Nous nous appuyons aussi sur Chorus, l’ERP de l’État, et sur la plate-forme unique de dématérialisation des achats.
Pour vous répondre aussi sur les opérateurs publics, nous travaillons plus étroitement avec les vingt-cinq plus importants. Nous avons bâti avec eux un cadre d’échanges des meilleures pratiques et un programme de professionnalisation des achats.

Est-ce que l’on peut désormais parler d’une véritable filière achats au sein de l’État ?

Nous avons développé les formations, le coaching personnalisé. Ce que nous visons, c’est de développer le leadership individuel des acheteurs quelle que soit leur provenance. Avant, un acheteur tenait un rôle sur l’aval de la décision. Aujourd’hui, nous lui demandons d’acquérir une compétence en amont. D’avoir une vision d’ensem­ble et de pouvoir intervenir depuis la définition du besoin jusque dans le déroulement du contrat. D’être capable d’intégrer des aspects techniques d’un marché tout en développant son sens relationnel. La moitié du potentiel de gains vient d’une plus grande proximité entre achats et prescripteurs.
Toutefois, même si nous multiplions les programmes de formation ou si nombre d’agents de l’État peuvent bénéficier d’une sensibilisation aux achats – d’une journée au plus voire quinze jours maximum pour des juristes –, on ne peut pas parler d’une filière, ni d’un campus achats, mais plutôt d’une spécialisation. Nous avons aussi la chance de pouvoir disposer d’excellents profils et nous investissons sur eux. Nous avons pu ainsi attirer des énarques, notamment au sein du SAE. Nous misons sur l’attractivité de la fonction !

Parler de professionnalisation des achats fait aussitôt penser à la mutualisation qui risque de concentrer de plus grands volumes sur un nombre restreint d’intervenants…


Professionnalisation des achats ne signifie ni mutualisation systématique ni massification. Il faut tordre le cou à ces idées reçues ! Je vous ai montré que lorsque l’on parle des achats publics, il existe plusieurs périmètres d’intervention, plusieurs cercles concentriques. Nous n’avons pas pour but de complexifier cette dynamique, ni de concentrer toutes les décisions à notre niveau. Simplement, nous avons mis en place quelques fondamentaux. Nous avons défini des catégories d’achats et avons contribué à identifier des opportunités de gains. Nous voulons nous assurer d’une meilleure connaissance des fournisseurs, pouvoir les solliciter très en amont. Nous voulons susciter aussi l’innovation, sortir de marchés parfois bloqués sur des périodes trop longues. Il faut avant toute chose rencontrer nos fournisseurs. Dialoguer avec eux. S’il n’y avait qu’un message à faire passer, ce serait celui-là !

Finalement, s’il fallait comparer le public et privé, que diriez-vous ?

Qu’à initiatives comparables, le secteur public a été plus rapide que ce que j’ai pu expérimenter dans le privé. Dans certains dossiers, nous avons mis trois mois, là où une grande entreprise en aurait exigé plus de six ! Dans le public, les esprits sont mûrs. Les décideurs sont très conscients des enjeux. Ils ont très bien compris que les achats constituaient un facteur de changement tout à fait essentiel. J’ai tenu des réunions avec les députés, avec la Cour des comptes. Partout, l’accueil a été très positif. L’État, enfin, dispose d’une organisation très efficace, qui se mobilise très vite. Les outils, notamment ceux de la comptabilité publique, nous fournissent des informations très pointues sur nos organisations.

Quelles seront les prochaines étapes ?

Les fondamentaux sont en place. Maintenant, nous pouvons attendre beaucoup de la montée en puissance des outils – Chorus, nous en avons parlé –, mais aussi de la dématérialisation des factures, du déploiement de la carte d’achat. Une dernière remarque : sur les 80 mesures annoncées par Frédéric Lefebvre pour faciliter la vie des PME, plusieurs concernent les achats comme la mise en place d’un site unique pour les appels d’offres des marchés publics, d’un « coffre-fort électronique » – unique lui aussi – pour le dépôt des pièces justificatives, la possibilité de soumettre des offres variantes indépendamment de l’offre de base ou encore de mutualiser un dossier de présentation d’une offre dans le dans le cadre d’un marché public. Autre disposition : la limitation des dates de paiement. De ce point de vue-là aussi, nous progressons. Les règlements deviennent beaucoup plus fluides…


Portrait


Jacques Barrailler 
(58 ans, Centrale Paris) a occupé des postes de direction des achats pour Rhône-Poulenc-Rorer, Aventis Pharma et Pechiney. Il était vice-président des achats basé au siège d’Alcan, à Montréal, avant de rejoindre le Service des achats de l’État au début de 2009. Il est directement rattaché à François Baroin, ministre du Budget, des Comptes publics, de la Fonction publique et de la Réforme de l’État.

En chiffres
Service des achats de l’État
Montant des achats de l’État : 17 milliards d’euros
Effectifs achats : 60 personnes

Publié le 28/06/2011 - Par François-Charles Rebeix

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