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Publié le 22/04/2013 - Par la rédaction

Dématérialisation : les documents achats mis au coffre

Dans le sillage de la dématérialisation et de l’archivage électronique, les directions des achats commencent à s’intéresser au concept de coffre-fort numérique, selon une récente étude de Markess présentée dans le cadre du Salon Documation qui s’est tenu fin mars à Paris.

Plus qu’un simple système d’archivage électronique, le coffre-fort numérique assure une conservation sécurisée des documents (factures, contrats, commandes, etc.), en garantissant leur intégrité et leur pérennité, ainsi que l’authenticité de leur origine, dans un but probatoire. Il trace également toutes les opérations effectuées afin de pouvoir démontrer ce qui a été réalisé.

Dans le contexte de l’accélération des échanges dématérialisés, le coffre-fort numérique fait logiquement l’objet d’une attention accrue, tant auprès des décideurs informatiques que métiers, notamment aux achats. Un quart des entreprises interrogées par Markess assurent déjà utiliser un tel espace sécurisé ou être en cours de déploiement, et un autre quart l’envisage d’ici à 2015, pour disposer d’une preuve légale en cas de procès ou de litige.

La conservation à long terme (58 %) et la réduction du papier (56 %) sont les deux principales raisons de ce choix. Mais un tiers des entreprises mentionnent également la mise en conformité avec le contexte réglementaire, ou encore le souhait de partager l’accès aux documents. « Au-delà de ses qualités intrinsèques relevant de l’archivage, le coffre-fort numérique commence également à être vu comme un service à valeur ajoutée que les entreprises peuvent offrir à leurs différents partenaires afin d’améliorer leurs relations », explique Hélène Mouiche,  analyste et responsable de la recherche chez Markess. Ainsi le dispositif s’intègre-t-il aisément, par exemple, dans un projet plus global de gestion de la relation fournisseurs.

L’enquête a été réalisée début 2013 auprès de 105 décideurs d’organisations publiques et privées, puis complétée par 44 interviews d’acteurs du marché en France.

Publié le 22/04/2013 - Par la rédaction

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